Bestandsübersicht:

Schriftgutarchiv der Adveniat-Geschäftsstelle: derzeit 360 laufende Regalmeter mit ca. 4.000 registrierten Aktenordnern. Sie sind gegliedert nach dem geltenden Geschäftsverteilungsplan: Bischöfliche Kommission, Geschäftsführung, Verwaltung und Organisation, Projekte (unterteilt nach Ländern), Öffentlichkeitsarbeit und Bildung sowie Patenschaftsaktion von Adveniat und der deutschen Bistümer. Unter anderem wurde in der Sektion „Projektabteilung“ eine umfangreiche Länderdokumentation angelegt. Des Weiteren werden u. a. Protokolle, Schriftverkehr des jeweiligen Vorsitzenden der Bischöflichen Kommission Adveniat, Reiseberichte sowie Handakten archiviert.

Ein Teil der Bestände des Schriftgutarchivs (1961-1977) liegt im Diözesanarchiv des Bistums Essen (als Depositalarchiv), die Überführung weiterer Bestände wird vorbereitet.

Fotoarchiv: Die Archivierung von Fotoreportagen und speziellen Einzelfotos von 1963 – 2005 ist abgeschlossen. Es wurde ein Findbuch dazu erstellt. Seit 2005 wird das Fotomaterial in Eigenverantwortung in der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit in digitalisierter Form in einer Datenbank archiviert. Eine Aktenordnung wird derzeit erarbeitet.

Medienarchiv: Hier sind die ab 1961 bis 2002 produzierten Medien deponiert, zum Beispiel Originalfilmrollen, sämtliche Aktionsplakate und Posterserien sowie Videos, die uns von Partnern in Lateinamerika zugesandt wurden. Entsprechende Inhaltslisten sind den Kartons beigefügt. Zukünftig registriert werden müssen noch mehr als 1.000 Videos, CDs und DVDs.

Mikrofilmierte Projektakten: In der Zeit von 1961 bis 2011 wurden abgeschlossene Projektakten mikrofilmiert, Duplikate befinden sich im Diözesanarchiv Essen. 2012 fasste man den Beschluss, die Projektakten zu digitalisieren und die Originalakten dem Diözesanarchiv zuzuführen. Bis 2014 wurden etwa 10.000 Projektakten extern digitalisiert. Ab sofort sollen sowohl die Digitalisierung als auch die Umbettung in Archivkartons quasi aus einer Hand intern ausgeführt werden. Die ersten 50 Jahre Adveniat sind zum großen Teil registriert und im Findbuch des Zwischenarchivs erfasst.