Geschäftsordnung der Bundeskonferenz der kirchlichen Archive

 

 

Präambel

Die Bundeskonferenz der kirchlichen Archive in Deutschland befasst sich als Dachorgani­sation des katholischen Archivwesens in Deutschland in subsidiärer Form mit grundsätzli­chen archivfachlichen und praktischen Fragen. Die Bundeskonferenz besteht seit 1983 und geht auf die 1953 gegründete „Arbeitsgemeinschaft der Bistumsarchive“ zurück.

 

§ 1

Zweck, Aufgaben

1.    Um den Diözesanbischöfen in Deutschland bei der Verwaltung und Erhaltung ihres Schriftgutes nach Maßgabe des Codex Iuris Canonici (CIC), der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche (KAO) und ergänzender Bestimmungen fachliche Hilfe zu leisten, bilden die Archive der (Erz-)Diözesen auf über­regionaler Ebene eine Bundeskonferenz und auf regionaler Ebene (Kirchenpro­vinz) Provinzkonferenzen.

2.    Die Bundeskonferenz und die Provinzkonferenzen dienen der umfassenden gegenseiti­gen In­for­ma­­tion und Abstimmung über alle Angelegenheiten des kirchlichen Archiv- und Re­­gis­tra­turwesens (Schriftgutverwaltung). Sie beraten die Ordensgemeinschaften, die katho­lischen Verbände sowie die überdiözesanen Einrichtungen in allen diesbe­zügli­chen Fragen.

3.    Die Bundeskonferenz und die Provinzkonferenzen führen Aus- und Weiterbildungsmaß­nahmen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den kirchlichen Archiven und Registraturen durch.

4.    Die Bundeskonferenz und die Provinzkonferenzen erfüllen beratende und koordinie­rende Aufga­ben bei der Restaurierung kirchlicher Archivalien.

5.    Die Bundeskonferenz erarbeitet im Rahmen der kirchlichen Bestimmungen über das Archiv- und Registraturwesen für die Deutsche Bischofskonferenz bzw. für den Ver­band der Diözesen Deutschlands Entwürfe von Ordnungen zur Erhaltung und Verwal­tung der kirchlichen Archive und Registraturen in Deutschland. Soweit sich die Ent­würfe auf Ordensarchive beziehen, werden sie der „Arbeitsgemeinschaft der Ordens­archive“ (AGOA) bzw. der Deutschen Ordensobernkonferenz (DOK) zugeleitet.

6.    Die Provinzkonferenzen nehmen auf regionaler Ebene fachliche Beratungsaufgaben bei den kirchlichen Archiven wahr.

 

§ 2

Provinzkonferenzen

1.    Auf Ebene der Kirchenprovinzen bestehen Provinzkonferenzen. Jede Diözese entsen­det in die jeweilige Provinzkonferenz der kirchlichen Archive eine Vertretung, in der Regel die Bistumsarchivarin/den Bistumsarchivar. Mehrere Provinzkonferenzen kön­nen gemeinsam tagen.

2.    Jede Provinzkonferenz gibt sich eine Geschäftsordnung.

 

§ 3

Bundeskonferenz

1.    Die Bundeskonferenz besteht aus den Vertreterinnen/Vertretern der Diözesanarchive (in der Regel die Bistumsarchivarin/der Bistumsarchivar) als stimmberechtigten Mit­glie­dern. Als beratende Mitglieder gehören der Bundeskonferenz drei Vertreterin­nen/Ver­tre­ter der „Konferenz der Registraturleitungen der (erz-)bischöflichen Ordinari­ate/Ge­ne­ralvikariate in Deutschland“, zwei Vertreterinnen/Vertreter der „Arbeitsge­meinschaft der Ordensarchive“ (AGOA) sowie eine Vertreterin/ein Vertreter der „Ar­beitsgemeinschaft der Archive der überdiözesanen Einrichtungen und Verbände“ (AGAUE) an. Die Leite­rin/der Leiter des Bereichs „Glaube und Bildung“ des Sekretari­ats der Deutschen Bi­schofskonferenz bzw. die zuständige Referentin/der zuständige Referent werden je­weils zu den Sitzungen eingeladen.

2.    Die/der Vorsitzende der Bundeskonferenz wird in geheimer Wahl durch die stimmberech­tigten Mitglieder mit der Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen aus ihrer Mitte gewählt.

3.    Die Amtszeit der/des Vorsitzenden beträgt vier Jahre; eine einmalige Wiederwahl ist möglich. Auf Antrag eines Viertels der stimmberechtigten Mitglieder der Bundeskonfe­renz ist eine vorzeitige Neuwahl der/des Vorsitzenden möglich.

4.    Die/der Vorsitzende der Bundeskonferenz wird durch einen von ihr/ihm zu benennen­den Geschäftsführenden Ausschuss, bestehend aus bis zu drei stimmberechtigten und bis zu drei beratenden Mitgliedern der Bundeskonferenz, unterstützt. Der Geschäfts­füh­rende Ausschuss bedarf der Bestätigung durch die Bundeskonferenz.

5.    Die/der Vorsitzende der Bundeskonferenz und der Geschäftsführende Ausschuss blei­ben bis zur Amtsübernahme einer/eines neuen Vorsitzenden und eines neuen Ge­schäftsführenden Ausschusses im Amt. Die Amtsübernahme erfolgt in der Regel zu Beginn eines Kalenderjahrs. Im Falle der Verhinderung der/des Bundeskonferenzvor­sitzenden übernimmt der Geschäftsführende Ausschuss die Geschäftsführung der Bundeskonferenz.

 

§ 4

Arbeitsweise

1.    Die Bundeskonferenz tritt in der Regel einmal im Jahr zusammen. Über die Sitzungen wird ein Protokoll erstellt.

Die Kosten für die Teilnahme trägt die entsendende Diözese bzw. Einrichtung.

2.    Die/der Vorsitzende der Bundeskonferenz kann zu den Sitzungen der Bundeskonfe­renz Gäste einladen und zu einzelnen Themen Fachleute mit beratender Funktion hin­zuziehen.

3.    Die Bundeskonferenz kann themenbezogene Arbeitskreise einrichten. Ferner können Fachtagungen und Fortbildungen durchgeführt werden.

4.    Die/der Vorsitzende der Bundeskonferenz kann an allen Sitzungen der Provinzkonferen­zen teilnehmen. Die Bundeskonferenz und die Provinzkonferenzen stimmen ihre Arbeit aufeinander ab.

 

§ 5

Zuordnung

1.    Beratungsergebnisse werden auf dem Dienstweg an die Generalvikare der jeweiligen Bistümer gegeben.

2.    Die Bundeskonferenz ist der Kommission für Wissenschaft und Kultur (VIII) der Deut­schen Bischofskonferenz zugeordnet, die regelmäßig über die Arbeit der Bundeskonfe­renz informiert wird, insbesondere durch die Zusendung von Sitzungsunterlagen.

 

§ 6

Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt auf Beschluss der Bundeskonferenz vom 10. November 2015 am 1. Dezember 2015 in Kraft. Die Geschäftsordnung vom 22. November 2011 tritt mit Ablauf des 30. November 2015 außer Kraft.

 

 

Dr. Christoph Schmider

Vorsitzender