Die Jahrestagung führte die Leitungen von 18 Registraturen in diesem Jahr nach Passau. Vorsitzender und Sprecherteam hatten spannende Themen zusammengestellt.

Neben dem obligatorischen Erfahrungsaustausch wurden spezielle Themen vertieft betrachtet und diskutiert. Ein Fokus lag auf der Umsetzung der für alle verbindlichen Rahmenordnung über die Führung von Personalakten und Verarbeitung von Personalaktendaten von Klerikern und Kirchenbeamten (Personalaktenordnung). Trotz einheitlicher Rahmenordnung ist der Stand der Umsetzung sehr unterschiedlich gediehen und auch in der Aktenbildung und -ausgestaltung sind Spielräume sichtbar. Hier ist es Wunsch der Gruppe nach einer frühen und guten Einbindung der Archive in die Erarbeitung solcher Rahmenordnungen.

Einen spannenden Vortrag präsentierten die Kollegen Stein und Frerking aus Münster: Neuorganisation der Schriftgutverwaltung („Neuorga_eDMS“) im Bistum Münster. Nach sehr langen Erfahrungen mit dem DMS VIS war die Neuorganisation und Konsolidierung erforderlich und gewinnbringend.

Beim Thema Massenakten und den dazu korrespondierenden Aktenplänen wurde deutlich, dass auch hier die Nutzung von Synergien erforderlich ist. Fast alle Registraturen sind in Diskussionen um beispielsweise Struktur und Arbeitsweise der Bau-/Immobilienakte eingebunden. Einen „Standard“ gibt es dazu bislang nicht. Der Bericht aus dem Bistum Augsburg (Herr Weiss) veranschaulichte die Dimension des Themas.

Die zunehmende Digitalisierung der kirchlichen Verwaltung und der Einstieg in die e-Aktenführung bei fast allen Teilnehmern offenbarten weitere offene Punkte an denen eine stärkere Zusammenarbeit sowohl bei der Erarbeitung von Rahmenordnungen als auch der praktischen Umsetzung gewünscht wird. Am Beispiel des ersetzenden Scannens wurde das lebhaft diskutiert.

Als Resümee lässt sich festhalten, dass der Erfahrungsaustausch für alle wertvoll ist. Die gemeinsame Arbeit an Regelungen und Arbeitshilfen soll und muss ausgebaut werden. Dazu ergingen Arbeitsauftrage an die Arbeitskreise mit der Aufbereitung der Themen zur nächsten Konferenz. Der AK Fortschreibung setzt die Arbeit am Glossar fort. Der AK laufende SGV erstellt eine Checkliste zum Thema Datenschutz und benennt weitere Themen z. B. Umgang Geschäftsverteilungspläne, Beratung zur weiteren Umsetzung PAG.

Alle Unterlagen befinden sich auf der Plattform Communicare. Noch in diesem Jahr findet ein digitales Treffen statt, bei dem auch Termin und Ort der kommenden Veranstaltung festgelegt werden.