Bundeskonferenz

Schriftgutverwaltung Konkret: Fortbildung in den Grundlagen der Schriftgutverwaltung

Vom 14. bis 17. Oktober 2024 fand im Tagungshaus Kloster Hünfeld (bei Fulda) eine Fortbildung in den Grundlagen der Schriftgutverwaltung unter dem Namen „Schriftgutverwaltung Konkret“ statt.An diesem Qualifizierungsangebot der Bundeskonferenz der Katholischen Archive nahmen in diesem Jahr insgesamt 17 Teilnehmer*innen aus verschiedenen Bistümern und Verbänden die für ihre jeweilige laufende Schriftgutverwaltung verantwortlich sind teil.

Dieses Jahr startete dieser Kurs mit Rüdiger Blomeyer (Bischöfliches Generalvikariat Osnabrück) und der Einführung in die Grundstrukturen der katholischen Kirche in Deutschland. Daran anknüpfend bot er einen interessanten Einblick in die Laufende Schriftgutverwaltung. Nach einem Überblick über die historische und organisatorische Entwicklung der Schriftgutverwaltung, lag der Fokus auf der Funktion der Schriftgutverwaltung sowie der Ordnung des Schriftgutes, besonders im Hinblick auf IT-gestützte elektronische Aktenverwaltung (z. B. DMS/VBS).

Daran anknüpfend wurden von Vera Pelters (Bischöfliches Ordinariat Rottenburg-Stuttgart) und Axel Meudt (Bischöfliches Ordinariat Limburg) Aktenpläne und Aktenverzeichnisse anschaulich dargestellt. Praktische Übungen für die Teilnehmer*innen mit der Erstellung eines Aktenplans für den VDD und der Zuordnung von einzelnen Dokumenten zu den Aktenplankennzeichen rundeten die Thematik ab.

Wolfgang Stetter (Bischöfliches Ordinariat Freiburg) gab einen Überblick über die Posteingangs- und Vorgangsbearbeitung mit vielen praktischen Übungen. Anschließend begrüßte unser Bundesvorsitzender Dr. Thomas Scharf-Wrede online per Video alle Anwesenden und referierte über die Organisation des kirchlichen Archivwesens in Deutschland.

Besonders gefreut haben sich die Teilnehmer*innen über die interessante Exkursion nach Fulda. Dr. Edgar Kutzner (Bistumsarchiv Fulda) stellte das 2003 gebaute Archivgebäude und interessante Archivalien vor und Karin Spiegel sowie Tina Huppmann präsentierten die vielfältigen Aufgaben, Methoden und Möglichkeiten der Registratur und des Dokumentenmanagementssystems.

Am letzten Tag gab Rüdiger Blomeyer noch einen Einblick in das vielfältige und wichtige Aufgabenfeld der Dokumentation. In der abschließenden Kursreflexion äußerten sich alle Teilnehmer*innen sehr positiv über die thematischen Inhalte und den Ablauf dieser Fortbildung. Es wurde u.a. als sehr informativ, bereichernd, kurzweilig, interessant, angenehm, gut organisiert, und abwechslungsreich empfunden. Außerdem wurden Wünsche nach weiteren Weiterbildungsmöglichkeiten, praktische Übungen bzw. praxisorientierten Vertiefungen zu einzelnen Themen, wie z. B. Akzeptanzmanagement formuliert.

Text und Foto: Rüdiger Blomeyer